Te muestro cómo confeccionar tu propio calendario semanal y prestarle más atención a tus tareas clave

 (Tiempo estimado de lectura: 9 minutos)

1. LA IMPORTANCIA DE IDENTIFICAR LA VORÁGINE DIARIA

Si leíste mi primer artículo en LinkedIn sobre “por qué fulminé un modelo de éxito en LinkedIn”, te expliqué cuál fue LA CLAVE para darme cuenta de que no podía finalizar nunca a tiempo las Tareas Más Importantes (TMIs) para mí.
La construcción de un CALENDARIO SEMANAL supuso un gran descubrimiento ya que me sirvió para ver de cuánto TIEMPO REAL disponía para mis TMIs, es decir, aquellas tareas que más me acercan a mis objetivos.
Actualmente he eliminado muchas tareas que lastraban mi productividad (¡todavía queda trabajo por hacer!), y mi calendario semanal (lunes y martes en este caso) ha quedado de la siguiente manera:
Calendario semanal en Excel de lunes y martes, después de recortar numerosas tareas que impedían que consiguiera los resultados deseados.
“Cuántas veces te has dicho a ti mismo: ¡de esta semana no pasa! Y la tarea sigue sin hacerse... ¿Eres realmente consciente del volumen de tareas que tienes que hacer cada semana? Aquí yace el pequeño secreto del Calendario Semanal”
 2. CÓMO CONFECCIONAR TU PROPIO CALENDARIO SEMANAL
Antes de nada empecemos por el principio... ¿Qué es exactamente un calendario semanal? En esencia, es un horario de cada semana donde pondrás las tareas que tienes que hacer a diarioEs importante no confundirlo con las listas de tareas, ya que estas últimas son con las que gestionarás tu día a día y las modificarás sobre la marcha (el calendario semanal no).
¡Ojo! Me gustaría matizar que no siempre podrás hacer las tareas repetitivas que tengas en el calendario semanal y esa es precisamente la idea. De hecho, aquí lo más importante no es tanto que las hagas sino que las tengas en cuenta a la hora de planificar tu jornada -y evitarte dejar tareas en el tintero-.

¿CUÁLES SON LOS PASOS PARA CONFECCIONAR TU PROPIO CALENDARIO SEMANAL?

PASO 1: Identifica todas tus Tareas repetitivas

¿Cuáles son las tareas que tienes que hacer cada día? ¿Y una vez a la semana? ¿Y al mes?
Para empezar, una tarea repetitiva es una acción que haces de forma rutinaria cada cierto tiempo. Puede ser diaria, cada dos días, semanal, mensual, trimestral...
En este caso me enfocaré principalmente en las tareas laborales, pero por supuesto pueden tener relación con cualquiera de tus otras áreas de responsabilidad: familia, economía familiar, salud...
Como EJEMPLOS te sugiero las clásicas: mirar la agenda, chequear y procesar las bandejas de entrada del correo electrónico, mirar la bandeja de entrada de tus redes sociales, contestar lo que te llega por la mensajería instantánea... ¿Cuáles son las tuyas?
Muchas de estas tareas seguramente ya las haces porque son automáticas, perocon el calendario semanal podrás calcular cuánto tiempo les dedicas al día. No te preocupes si no las puedes hacer todas, con el calendario sabrás si hay otro día para hacerlas y cambiarlas en tu lista de tareas.
“Lo más importante del calendario semanal no es tanto que hagas las tareas repetitivas, sino que las tengas en cuenta a la hora de planificar tu jornada”
 PASO 2: Determina los criterios CONTEXTO, ENERGÍA y TIEMPO de cada tarea repetitiva
Como puedes ver en la imagen superior de mi calendario semanal, hay 3 columnas previas (C, T y E) al nombre de la tarea en cuestión. La primera es elCONTEXTO, es decir, la situación, el lugar, las herramientas o las personas que necesitas para llevar a cabo la tarea. En mi caso lo tengo distribuido (y simplificado) de la siguiente manera:
ON – ONLINE (en el PC): Todas aquellas tareas que requieren mi portátil y además conexión a Internet.
OF – OFFLINE (en el PC): Todas aquellas tareas que necesitan mi portátil pero no requieren conexión a Internet.
FO – FUERA DE LA OFICINA: Aunque este contexto es muy genérico, te recomendaría que lo segmentases al máximo para determinar en qué oficina estarías, qué departamento sería o con quién necesitarías estar para completar la tarea con éxito.
A modo de ejemplo, la tarea repetitiva "mirar agenda" es una tarea que para mí requiere ordenador, pero no necesito conexión a Internet. 
El segundo criterio es el TIEMPO ESTIMADO aproximado que te puede llevar cada tarea: habrán días que puedes tardar un poco más (ejemplo: tienes más correos que procesar), aunque en mayor o menor medida tendrás un tiempo aproximado que tardas habitualmente en hacerla en base a tu experiencia.¿Cuánto tardaste hoy en responder todos tus correos?
¡TRUCO! En el caso del email, calcula el tiempo total que le dedicas al correo cada semana, y divídelo por el número de días que lo sueles mirar. Si una semana no resulta suficiente porque ha sido una semana excepcional, pruébalo durante 1 mes y haz la media.
En último y tercer lugar, está el nivel de ENERGÍA física y mental que necesitas para hacer las tareas repetitivas. Yo lo divido así:
-ENERGÍA ALTA: Tarea que requiere un nivel de energía muy elevado
-ENERGÍA MEDIA: Tarea que requiere un nivel de energía moderado
-ENERGÍA BAJA: Tarea que requiere un nivel de energía relativamente bajo
A modo de ejemplo, la misma tarea repetitiva "mirar agenda" requiere una energía baja para hacerla. 
¡NOTA! Normalmente las tareas repetitivas no suponen un desgaste energético muy alto, pero como en todo en la vida siempre hay excepciones. Supón que sueles recibir más de 200 correos diarios y tu pretensión es dejar la bandeja a cero: ¿cuánta energía mental necesitarás para completar la tarea? En este caso seguro que será una tarea repetitiva de energía alta, lo mismo sucede cuando debes responder muchos mensajes de tu negocio en las redes sociales.
PASO 3: No les pongas una hora de comienzo ni de final a tus tareas repetitivas
El calendario semanal tiene más bien una función de lista de control (checklist), pero para nada es una buena idea que marques las horas de inicio y final de cada tarea. La razón es sencilla y comprensible: la prioridad de tus tareas puede verse alterada en un abrir y cerrar de ojos, por lo que deberás cambiar a menudo la ejecución de tus tareas diarias.
Ejemplo: Imagínate que estás procesando el correo y, repentinamente, tu jefe irrumpe en tu oficina y te dice que tenéis una urgencia que debería haberse resuelto AYER. Esta nueva tarea (inesperada) alterará tus demás tareas, provocando muy probablemente que no puedas hacer todas las que tenías previstas.  
“Poner horas concretas para iniciar las tareas es la mejor manera de frustrarse, ya que siempre irás a remolque de los posibles acontecimientos y/o urgencias que puedan surgir en cuanto menos te lo esperes”
 PASO 4: Calcula cuánto tiempo aproximado tendrás para tus TMIs
Una de las grandes revoluciones que supuso para mí la irrupción de un calendario semanal, fue precisamente la de cerciorarme sobre cuánto tiempo disponía para las tareas más relevantes que más me aportan en mi negocio. ¿Cuánto tiempo llevaba engañándome a mí mismo?
Últimamente notaba que no tenía mucho tiempo para las tareas importantes, pero tuve que ver los números delante de mí para darme cuenta que cada día me quedaba menos de 1 hora real para ocuparme de mis TMIs. ¡Error monumental! ¿Acaso pensaba –ilusamente– que con 1 hora iba a cumplir mis objetivos?
[TR: Tareas repetitivas; TMI: Tareas Más Importantes]. En este ejemplo, el lunes tendría tiempo para 1 o 2 TMIs (según su duración), teniendo en cuenta que mi jornada laboral es de 6 horas efectivas (sin contar descansos). En el caso del martes, sólo podría hacer una TMI (y poco más). 
 PASO 5: Construye plantillas tipo para tus listas de tareas según tu calendario semanal
Hay muchas semanas que no se parecen entre ellas. Imagínate que una semana te toca viajar y no puedes cumplir con todas las tareas repetitivas. Es entonces cuando es recomendable construir un calendario semanal con el mínimo de tareas posibles. Elimina y/o delega todas aquellas que sean prescindibles y cíñete a las tareas de “vida o muerte”.
Este calendario semanal me supuso una liberación total además de resultar una sorpresa, ya que en un inicio me sirvió para ver que algunas cosas de las que estaba haciendo a diario estaban repercutiendo de forma negativa en mi negocio.
La excelencia sólo puede llevarse a cabo si sazonamos nuestra vida diaria conreconocimiento y flexibilidad. RECONOCIMIENTO porque, a pesar de vivir con la sexta marcha puesta y prácticamente sin mirar atrás, hay que detenerse un momento para ver a qué le estamos dedicando nuestro tiempo a diario y sobre todo, qué cantidad de este tiempo nos acerca a nuestros objetivos.
“La excelencia sólo puede llevarse a cabo si sazonamos nuestra vida diaria con reconocimiento y flexibilidad”
FLEXIBILIDAD porque, aunque no hay que confundirlo con inactividad y/o despreocupación, necesitamos saber que no todos los días ni las semanas son iguales, y no podemos autogenerarnos frustración imponiéndonos tareas que ya sabemos de antemano que seremos incapaces de cumplir.
¡Y lo más importante! El calendario semanal te sirve para comprobar que habitualmente tenemos un exceso de tareas repetitivas por defecto, y sólo después de hacer un análisis exhaustivo y tenerlo todo por escrito podrás ver por dónde se te escurre el tiempo.